役員・担当者が1年ごとに交代する組織で必ず起きるのが、 「前任者に聞かないと分からない」状態です。引き継ぎ資料の目的は、 次の担当者が前任者に聞かなくても運営を続けられる状態を作ることです。
残すべき3点
- 決定事項とその根拠（いつ・どの会議で・何が決まったか）
- 継続中の宿題（持ち帰り事項）（誰が・何を・いつまでに）
- 会費・活動費の精算状況（誰にいくら払う必要があるか）
この3点さえ残っていれば、新しい担当者は過去の経緯を一から聞き直す必要がありません。
会議のたびに議事録を残す運用にする
引き継ぎのためだけに資料を作ろうとすると、結局後回しになりがちです。 そこで、普段の会議の議事録をそのまま引き継ぎ資料にする運用がおすすめです。 次第・決定事項（宿題）・費用の精算結果は、会議のたびに自動的に記録として残ります。
引き継ぎ当日にやること
- 直近の議事録を新しい担当者と一緒に見返す
- 継続中の宿題（持ち帰り事項）の担当者を更新する
- 会費・活動費の精算が済んでいるかを確認する
- 次回の会議の次第を一緒に作ってみる（実際の操作を体験してもらう）
長く残したい場合は保存期間にご注意を
無料プランは保存期間が90日のため、年度をまたぐ引き継ぎには不向きな場合があります。 複数年の議事録を残しておきたい場合は、保存期間が無期限になる有料プランへの変更をご検討ください。
次の担当者のために、今日の会議から記録を残しませんか。
会議を作る（無料）よくある質問
引き継ぎ資料は紙とデータ、どちらで残すべきですか？
どちらでも構いませんが、議事録をPDFで残しておくと、次の担当者がスマホでいつでも見返せます。印刷して紙で渡す場合も、同じPDFを使えば二度手間になりません。
何年分の議事録を残せばいいですか？
目安は直近2〜3年分です。無料プランは90日で自動削除されるため、長期保存したい会議は有料プランへの変更をご検討ください。
前任者に確認できない場合、何を優先して聞けばいいですか？
「決定事項とその根拠」「継続中の宿題（持ち帰り事項）」「会費・活動費の精算状況」の3点です。過去の議事録が残っていれば、この3点はそのまま読み取れます。